5 dicas para gerenciar o setor financeiro e contábil de uma empresa com sucesso

independentemente do tamanho ou da natureza do seu negócio, saber gerenciar o setor financeiro e contábil é um fator chave para o sucesso de qualquer empresa.

Não é novidade para ninguém dizer que para que as empresas possam crescer é necessário ter recursos disponíveis, caso contrário, como seria possível comprar um novo equipamento, contratar novos profissionais ou investir em novas tecnologias?
Gerenciar o setor financeiro da forma correta tem por objetivo otimizar a utilização dos recursos. Isso torna os processos da empresa mais eficientes, evitando desperdícios e com isso, potencializando os resultados organizacionais.
Confira a seguir 5 dicas definitivas para gerenciar o setor financeiro e contábil de uma empresa de forma eficiente e potencializar os seus resultados.

Dicas para gerenciar o setor financeiro da empresa:

1. Separe as finanças pessoais das finanças do negócio

O primeiro passo para gerenciar o setor financeiro do seu negócio de forma eficiente é não misturar as contas pessoais com as contas da empresa.
Embora dizer isso possa parecer elementar, muitos empresários comprometem o futuro do seu negócio através de retiradas excessivas do caixa da empresa. E não pense que essa situação é comum apenas nas pequenas empresas ou nos negócios que estão começando.
Deslumbrados com o volume de capital que gira nas contas empresariais, muitos proprietários de empresas de médio e grande porte adotam um estilo de vida que não condiz com sua situação financeira real e fazem retiradas em montantes que comprometem a saúde financeira do seu negócio.
É importante sempre ter em mente que nem todo dinheiro presente no caixa de uma empresa, em um determinado momento, significa lucro. Portanto, o ideal é determinar um valor fixo de pró-labore.
Afinal, como você vai identificar se o seu negócio está sendo lucrativo ou não, se você não consegue determinar com precisão os custos e as despesas que ele gera?

2. Se familiarize com conceitos e termos técnicos

Conhecer conceitos e termos técnicos do mundo das finanças é outro passo importante para conseguir tomar decisões acertadas e obter bons resultados no setor.
Para os empresários encarregados em gerenciar de pequenas empresas, é muito comum ter que desempenhar diversos papeis. Isso acaba exigindo o domínio de conceitos de múltiplos setores. Veja a seguir alguns conceitos que você deve dominar para ter um bom desempenho no gerenciamento do setor financeiro.

→ Faturamento

Diz respeito à soma de todos os valores arrecadados por uma empresa através da comercialização dos seus produtos ou serviços. Faturamento é sinônimo de receita bruta.

→ Contas a receber

Montante de capital que os clientes devem para a empresa.

→ Contas a pagar

Montante de capital que a empresa deve a seus fornecedores.

→ Ativos

Os ativos são basicamente tudo que uma empresa possui, o que vai desde os ativos tangíveis que são os equipamentos, a estrutura física, o dinheiro em caixa, entre outros, até os ativos intangíveis como direitos autorais, patentes, valor da marca, etc.

→ Passivos

São as dívidas que a empresa tem responsabilidade em liquidar no curto, médio ou longo prazo.

→ Balanço Patrimonial

O balanço patrimonial mostra a situação financeira da empresa, o que inclui os ativos, passivos e o patrimônio líquido.

→ Demonstração do resultado do exercício

É um relatório que lista as receitas, despesas e o lucro líquido de um determinado período.

→ Depreciação

A depreciação é a diminuição do valor de um ativo imobilizado (veículos, máquinas, imóveis, equipamentos, instalações, etc) ao longo do tempo decorrente do desgaste ou da obsolescência. A taxa de depreciação de computadores, por exemplo, é de 20% ao ano. Isso quer dizer que este tipo de ativo perde 20% do seu valor a cada ano que passa. E que no final de 5 anos, é provável que ele tenha que ser substituído.

→ Despesas fixas

São despesas que não são afetadas pela flutuação das vendas ou do volume de produção, por exemplo o aluguel, os salários, etc.

→ Despesas variáveis

Estão vinculadas ao processo produtivo da empresa e variam conforme as diminuições ou aumento das vendas. Podem ser considerados custos variados a energia elétrica matéria-prima, comissões de vendedores, etc.

→ Despesas acumuladas

São despesas declaradas mas que ainda não foram pagas.

→ Investimento

Valor que será despendido com uma expectativa de lucro futura como por exemplo, compra de máquinas e equipamentos, ampliação da estrutura física, etc.

→ Fluxo de caixa

É um instrumento que permite acompanhar a movimentação financeira da empresa em um determinado período de tempo.

→ Capital de giro

Capital necessário para financiar as principais operações da empresa, como as despesas operacionais, aquisições de matéria-prima, financiamento de clientes em compras feitas no prazo, etc.

3. Faça um bom planejamento financeiro

É importante ter um sistema que permita confrontar as despesas e receitas em diferentes momentos para conseguir ter um panorama geral da situação financeira da empresa no curto, médio e longo prazo e, com isso, tomar decisões mais assertivas sobre investimentos, traçar metas para o setor comercial, orientar o setor de compras, o setor produtivo, etc.
O controle e a eficiência das operações é um fator fundamental para um bom planejamento financeiro. Todo dinheiro que entra e que sai da empresa deve ser registrado para que o a análise do fluxo de caixa não leve a conclusões equivocadas.
Fora isso, assim como o setor de vendas ou o setor produtivo, é importante que o setor financeiro também trabalhe com a definição e acompanhamento de metas, que devem estar alinhadas ao objetivo organizacional.

4. Foque na otimização dos recursos financeiros

Uma análise apurada da situação financeira da maioria das empresas, comumente permite observar a presença gastos desnecessários. Não importa quão consciente e enxuta seja a administração, através de um bom planejamento financeiro sempre é possível encontrar alguma conta que possa ser reduzida em prol da otimização dos resultados organizacionais.
Além de aumentar os lucros da empresa, o corte de gastos pode permitir novos investimentos e fortalecimento do posicionamento da organização no mercado.

5. Use a ferramenta adequada

Embora muitos gestores ainda optem pela boa e velha planilha, existem atualmente inúmeros softwares que tornam o gerenciamento contábil muito mais prático e objetivo. E engana-se quem pensa que o uso dessas ferramentas é mais indicado para as empresas de médio e grande porte.
Atualmente inúmeras empresas oferecem soluções para pequenas empresas ou negócios que estão começando. Isso ajuda os gestores, que comumente estão envolvidos em múltiplos setores, a ter mais controle sobre as suas finanças.
O uso da ferramenta certa facilita a criação de relatórios, gráficos e o controle das operações. Ainda permite que os gestores possam uma panorama geral da situação financeira da empresa para amparar a tomada de decisão.
É importante destacar que a eficiência dessas ferramentais estão intimamente ligadas à qualidade do registro das informações. Todas as contas a pagar e a receber devem ser devidamente registradas com valores e prazos corretos. Dessa forma a análise da situação financeira será precisa e não irá ocasionar decisões equivocadas.
Gostou das nossas dicas para gerenciar o setor financeiro? Quais delas já fazem parte do processo na sua empresa? Compartilhe conosco a sua experiência.